Minden folyamatot, amelyben legalább két résztvevő valamilyen jelrendszer felhasználásával egymással közöl valamit, vagy az egyik a másiknak valamilyen információt ad át, kommunikációnak nevezzük. Tehát a kommunikáció információcsere. Ahhoz, hogy a kommunikáció létrejöhessen, több tényezőre van szükség.

Fontos tényezők a résztvevők, azaz a (fel)adó és a vevő. A feladó az, aki a különböző jelek (nyelvi és nem nyelvi jelek) segítségével üzenetet küld a vevőnek. A vevő ezt az üzenetet felfogja, értelmezi, ha módja van rá, akkor válaszol. Ez utóbbi esetben a résztvevők szerepet cserélnek és a címzett válik feladóvá. A kommunikációban két vagy több ember is részt vehet.

Az üzenetet kifejező összefüggő jeleket kódnak nevezzük. A kommunikációs folyamatban nyelvi és nem nyelvi kódokat használunk. A nyelvi kódok írott vagy beszélt formában fordulnak elő. A kommunikáció csak akkor lesz hasznos és sikeres, ha a felhasznált kódot a résztvevők egyformán ismerik, azaz közös nyelvet beszélnek. A közös nyelvűségen nem csak az azonos nyelvhasználatot értjük, hanem a kommunikációs partnerek azonos gondolkodásmódját, azonos szóhasználatát, nyelvi stílusát, nyelvi magatartását és nyelvi illemét.

A megfogalmazott üzenet a csatornán jut el a feladótól a címzettig. A csatorna lehet: hallható (telefonbeszélgetés), látható (levél), érezhető (tapintás) vagy többféle is (beszélgetés).

A hatékony kommunikációnak fontos feltétele a közös valóság és a közös előismeret. A közös valóság azt a valóságdarabot jelenti, amelyet mind a két félnek ismernie kell a világból ahhoz, hogy kommunikálni tudjanak, hogy megértsék egymást. Ha ez hiányzik, akkor azt a megfelelő információk, ismeretek átadásával kell pótolni. A sikeres kommunikációnak további feltétele, hogy a kommunikációs partnereknek megfelelő ismereteik, megfelelő tudásuk legyen arról, amiről beszélgetnek.

A közös előzmények nagyban megkönnyítik a felek közötti kommunikációt. Hiszen olyan dolgokról beszélnek, amelyeket együtt, közösen éltek át.

A szöveg, a közlemény (akár beszélt, akár írott) mindig egy adott beszédhelyzetben hangzik el. Így a kommunikációnak mindig ott és akkor, az adott helyzetben van jelentése. Ebben a jelentésben benne foglaltatik a helyzet külső és belső körülménye, a partnerek viselkedése, a köztük lévő kapcsolat, a nyelvi és a nem nyelvi jelek. Az elhangzott szöveget mindig ott és akkor kell értelmezni.

Azokat a tényezőket, melyek a kommunikációs folyamatot megzavarják, vagy az üzenetet torzítják, eljutásukat a befogadóhoz gátolják, közös néven zajnak (kommunikációs zavarnak) nevezzük.

A kommunikációnak a beszédhelyzettől, az üzenettől függően más és más célja lehet. Gyakori, hogy a feladó valamit közölni akar, valamiről tájékoztatni kívánja a címzettet. Ilyenkor a kommunikáció tájékoztató szerepe az elsődleges. Ekkor a feladó főleg kijelentő mondatokban ír vagy beszél. A kifejező szerep az elsődleges akkor, amikor a feladó érzelmeit, hangulatát, érzéseit kívánja közölni, ezeket gyakran felkiáltó és óhajtó mondatokkal fejezi ki. A feladó cselekvésre szeretné késztetni a címzettet, és ennek kifejezésére sok felszólító mondatot használ. A felszólításokat, felhívásokat tartalmazó üzenetekben elsődlegesen a felhívó szerep érvényesül.

Minden kommunikációt valamilyen formában megnyitunk, pl.. köszönünk, megszólítjuk azt, akihez szólni kívánunk. Ilyenkor a kommunikáció kapcsolatteremtő szerepe érvényesül. A beszélgetés során többször élünk a kapcsolatfenntartó szerepével, azaz megkérdezzük partnerünket, érti-e azt, amit mondunk, figyel-e ránk. Minden beszélgetést illik lezárni, elbúcsúzni a másiktól, tehát fontos a kommunikáció kapcsolatzáró szerepe is

Gyakran az üzenetnek a gyönyörködtetés is a célja. Ezt a kommunikáció esztétikai szerepének nevezzük. A kommunikáció értelmező funkciójának nevezzük (idegen szóval metanyelvi funkciónak) azt, amikor magáról a nyelvről a nyelv segítségével beszélünk. Amikor valamit nem értünk meg, pl.: nem ismerjük a szó jelentését, a nyelv segítségével érdeklődünk a nyelvről, a nyelvhasználatról. De a metanyelvi szerepet tölthetnek be a nem nyelvi jelek is. A kommunikáció során ezek a nem nyelvi jelek segítenek értelmezni az elhangzott közlést.

A kommunikáció funkciói általában együtt vannak jelen, együtt hatnak. Mindig a kommunikáció céljától, a kommunikációs tényezőktől, a szöveg típusától függ, hogy melyik szerep kerül előtérbe.