Üzenetünk megalkotását számos tényező befolyásolja:
- írásbeli vagy szóbeli szöveg
- magánéleti vagy közéleti
- téma
- dialógus vagy monológ
- saját személyiségünk
- üzenetünk célja
- körülmények
Az üzenet címzettje is sok tekintetben hatással van a szöveg megalkotására
- szociális kapcsolat: máshogy kommunikálunk bizalmas ismerőseinkkel, családtagjainkkal, mint távoli ismerősökkel, illetve idegenekkel (míg idegenek számára alaposabb, precízebb információkat kell nyújtani, a közeli barátokkal az ember “félszavakból is megérti egymást”; a hangvétel is más, idegenekkel általában merevebb a kommunikáció)
- életkor: máshogy szólunk velünk egykorúakhoz, mint számottevően fiatalabbakhoz vagy idősebbekhez (a saját korosztállyal a legfelszabadultabb a kommunikáció; feltételezzük a hasonló nyelvi közeg meglétét, emiatt pl. a szleng is sokkal gyakoribb)
- társadalmi státusz: másképp kommunikálunk főnökünkkel, kollégánkkal, beosztottunkkal; vagyis az is meghatározza a kommunikációnkat, hogy a partnerünkkel függőségi tekintetben milyen helyzetben vagyunk (a legszabadabb akkor a kommunikáció, ha nincs függőség; akitől függünk - pl. főnök -, azzal óvatosabban, kimértebben, sokszor választékosabban kommunikál az ember)
- közvélekedés a címzettről: a “híres emberek” pro vagy kontra, de mindenképp elfogultságot keltenek az emberben (érzelmileg telített kommunikáció)
- egyéni véleményünk a címzettről: másképp beszélünk az általunk nagyrabecsült, illetve nem sokra tartott egyénekhez (ha verbálisan nem is, de a nonverbális jelek egyértelműen megkülönböztetnek)
- a címzett tudásszintje: figyelembe vesszük az esetleges előismereteket vagy azok hiányát, azaz másképp beszélünk egy műveltebb illetve egy kevésbé tájékozott emberrel (műveltebb emberrel való kommunikációban nagyobb a szókincs, több az idegen, esetleg szakszó, hosszabbak a mondatok stb.)
- a címzett érdeklődési köre: másképp beszélünk, ha tudjuk, hogy a címzett is érdeklődik mondandónk témája iránt, mint ha azt feltételezzük, hogy nem ismeri vagy nem érdekli (előbbi esetben mondandónkat hosszabbra vesszük, illetve többször hagyatkozunk a feltételezett előismeretekre)
