A hivatalos stílus jellemzői:

- sajátos szavak és kifejezések

- bonyolult mondatszerkezet, terpeszkedő kifejezések

- pontosságra, egyértelműségre törekvés

- személytelenség

- formai követelmények

Az önéletrajz 

Önéletrajzot általában iskolai felvételik, új munkahely megpályázása, valamilyen pályázati anyag mellékleteként készítünk. Az önéletrajz személyünk, iskolai végzettségünk, tanulmányaink, szakismeretünk, munkásságunk, munkahelyeink, érdeklődési körünk bemutatása. Egy önéletrajz sokat elárul írójáról, nyelvi, helyesírási képességéről, sőt igényességéről, rendszeretetéről is tanúskodik.

Az önéletrajz leggyakrabban alkalmazott típusai: az általános és a szakmai önéletrajz. Mindkettő íródhat hagyományos, illetve amerikai formában.

A hagyományos önéletrajz írója összefüggő mondatokban tudósít önmagáról. Az amerikai típusú önéletrajz ezzel szemben vázlatszerű, így tömörebb, áttekinthetőbb. Ma túlnyomórészt ezt az önéletrajztípust használjuk. Többnyire elektronikus formában továbbítjuk, ezért néhány formai követelmény (saját kezű aláírás) elmaradhat.

Részei:

- középen felül: Önéletrajz

- jobb felül: portréfotó (ha szükséges): megfelelő öltözékben és mimikával készült, visszafogott kép

- személyes adatok: teljes név, születési idő, szükség esetén lakcím, elérhetőségek (telefonszám, e-mail cím)

- munkatapasztalat: fordított időrendben, évszámmal, a cég pontos megnevezésével, a betöltött pozícióval és a legfontosabb tevékenységi körökkel

- tanulmányok: fordított időrendben, évszámmal, az intézmény, az ágazat/szak, a szerzett képesítés pontos megnevezésével

- egyéb ismeretek: nyelvismeret, jogosítvány, egyéb készségek, esetleg hobbi, személyes érdeklődési kör

Motivációs levél 

Legtöbbször álláshirdetésre vagy ösztöndíjpályázatra írt levél, melyben a pályázó kifejti, mi teszi érdekeltté (mi motiválja) abban, hogy az adott helyre jelentkezik. Kifejti, miért szeretné megpályázni az adott állást vagy ösztöndíjat, miért érzi magát alkalmasnak a feladatra, esetleg mit vár a lehetőségtől tanulmányi, munkahelyi előmenetelét illetően. A motivációs levél hivatalos stílusú, szerkesztett szöveg, melyben ugyanakkor van helye néhány személyesebb megjegyzésnek is (pl. magánéleti motivációk).

A hivatalos levél 

A hivatalos levél formája:

- fejléc: címzett személy vagy vállalat adatai, ha konkrét személynek szól, először mindig az ő neve, majd utána az intézmény neve és címe

- feladó neve és adatai

- a levél tárgya

- megszólítás: állhat középen vagy balra zárva is

- búcsúzási forma

- keltezés: helye és ideje; jobb felső sarokban vagy balra lent, a búcsúzási forma és az aláírás között

- aláírás alatt: minőségünk, beosztásunk, cím, elérhetőségek

- melléklet: bal alsó sarokban fel kell sorolni, milyen egyéb iratot csatoltunk a levélhez

A leggyakoribb hivatalos levéltípusok:

- kérvény

- bejelentés

- panaszos levél

- pályázati levél

A kérvény 

A kérvény az egyik leggyakoribb hivatalos levél, valamilyen hivatalos kérés írásban történő megfogalmazása. A szövege három részre tagolódik:

- kérésünk rövid, tömör megfogalmazása

- indoklás

- a kérés megismétlése

Kérésünket nem célszerű hosszan és alázatosan megfogalmazni, inkább ügyeljünk a kérvény általános szabályaira, s kívánságunkat ügyesen indokoljuk, megfelelő érvekkel támasszuk alá!

Bejelentés

Akkor írjuk, ha egy hivatalos szervnek, egyéb intézménynek a tudtára kívánunk hozni valamilyen, a személyünket, adatainkat érintő változást, módosítást. A bejelentés lehet önkéntes, vagy kötelező. Kötelező pl. a lakhelyváltozás, személygépkocsi-vásárlás, -eladás, névváltozás stb. bejelentése. A bejelentés sajátos formája a panaszos levél. Akkor írjuk, ha valamilyen hiányt, bennünket ért sérelmet, kellemetlenséget akarunk közölni, ill. annak orvoslását is el szeretnénk érni. Két részből áll:

- a panasz tárgyának tényszerű, pontos ismertetése

- az intézkedés kérése

Nem tartalmazhat személyeskedést, sértegetést, célszerű tárgyilagosnak lenni, s kerülni a gúnyolódást, szidalmazást, fenyegetőzést.

Pályázati levél

Akkor írjuk, ha valamilyen állás, ösztöndíj, tanulmányi út stb. elnyerésére törekszünk. A pályázati felhívások mindig nyilvánosak, legtöbbször a tömegkommunikáción keresztül jutnak el a közönséghez. A pályázati anyaghoz mindig célszerű egy levelet is mellékelni. Ennek tartalma:

- hivatkozunk a pályázati felhívásra, megemlítjük, hol és mikor olvastuk, hallottuk

- kifejezzük készségünket, hogy hajlandóak vagyunk a meghirdetett feltételeket teljesíteni

- személyi adatainkból azt közöljük, ami alkalmassá tesz minket a pályázat vagy az állás elnyerésére (ez el is maradhat, ha a pályázathoz külön életrajzot is mellékelünk)

- megismételjük készségünket a feladat teljesítésére

- a mellékletben felsoroljuk azokat az iratokat (önéletrajz, bizonyítvány, pályázati anyag, ajánlások, támogatások, költségvetés), amelyeket a pályázathoz csatoltunk

Névjegy

Típusai:

A, magáncélú

- van, hogy csak a teljes név szerepel rajta

- kiegészítheti a végzettség, a lakcím, a telefon és az e-mail cím is

B, hivatalos

- teljes név, rang, beosztás, mely a név alatt áll

- a munkahely megnevezése, címe, elérhetőségei, logója stb.

C, kombinált (magáncélú és hivatalos): az egyéni adatok (lakcím, telefon) mellett a hivatalos adatokat is tartalmazza

- anyaga általában fehér, vagy pasztell színű, jó minőségű kartonlap

- külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg

- idegen nyelvű névjegynél célszerű a kártya egyik oldalát magyarul, a másik oldalát az idegen nyelven nyomtatni

 Elismervény

Az átvétel írásos bizonyítéka. Tartalma:

- az átvett tárgy megjelölése

- az átadó és átvevő neve, személyi adatai

- keltezés

Kötelezvény

Olyan írásbeli nyilatkozat, amelynek aláírója elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy dolognak az átvételét, továbbá kötelezettséget vállal arra, hogy a pénzösszeget visszafizeti, ill. a dolgot meghatározott időn belül visszaadja. Tartalma:

- a kölcsönző neve és személyi adatai

- a kölcsön tárgya, összege

- az átvétel és a visszaadás időpontja

- az esetleges mulasztás jogi következményei

- két tanú aláírása személyi adatokkal

Jegyzőkönyv

Tárgyalásokon, gyűléseken elhangzottak írásos rögzítésére szolgál. Rögzítheti teljes terjedelmében az elhangzottakat (pl. országgyűlési felszólalások és viták), de többnyire rövidítve, az elhangzottak lényegét tartalmazza. Tartalma:

- fejléc: hely, idő, a szervezet neve, résztvevők, a jegyzőkönyvvezető neve, a gyűlés célja

- főrész: előadás vagy vitaindító, hozzászólások

- zárórész: határozatok, keltezés, aláírások

- két felkért hitelesítő aláírása